Los programas de formación de empleados eficaces se correlacionan directamente con el éxito de cualquier negocio. Preparar a los empleados para que hagan su trabajo de manera precisa, eficiente y segura marca una gran diferencia para los empleados y el resultado final. ¡Se han escrito volúmenes sobre cómo diseñar programas de formación! Hay mucho de qué hablar sobre este tema. Entonces, para mantener las cosas enfocadas, en este artículo definiremos qué es realmente la capacitación, exploraremos el impacto de la capacitación en el negocio y qué métodos y herramientas puede usar para aprovechar al máximo su plan de capacitación.

¿Qué es la formación de empleados?

Antes de entrar en los aspectos prácticos de la creación de un programa de capacitación de empleados eficaz, es importante comprender la diferencia entre incorporación, capacitación y desarrollo.

• La incorporación asegura que los nuevos empleados conozcan su función, qué contribuciones se esperan de ellos como miembro del equipo y cómo encajar en la cultura de la empresa. Los programas de incorporación suelen tener un límite de tiempo y finalizan una vez que el empleado cumple con las expectativas
• Los programas de capacitación preparan a los empleados para realizar tareas laborales específicas con el objetivo de cumplir con un cierto estándar. La formación se trata más de progresar a corto plazo. Sin embargo, la capacitación de los empleados debe ser un proceso continuo en el que los empleados aprenden continuamente nuevas habilidades para ayudarlos a desarrollar o mantener la competencia en lo que ya saben.
• Los programas de desarrollo son más profundos con un enfoque en el crecimiento personal y profesional. El desarrollo consiste en ayudar a su empleado a pensar y prepararse para sus objetivos a largo plazo.
• Los tres conceptos están relacionados y se basan uno en el otro, aunque técnicamente no son lo mismo.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de cada concepto para ilustrar la diferencia:

• La incorporación puede incluir explicar su ética, valores, procesos, gestión y estilo de comunicación como parte de la cultura de su empresa.
• La capacitación implicaría enseñarle a su empleado cómo navegar su CRM, cómo usar el software de facturación o, simplemente, cómo usar su sistema telefónico.
• El desarrollo puede implicar asignar a su empleado a un programa de tutoría o proporcionar una lista de lectura de libros recomendados para lectura de ocio relacionados con su campo.

Beneficios de la formación eficaz de los empleados

Puede resultar difícil convencer a los trabajadores adultos de que asistan a clases de formación. Muchos pueden tener una impresión negativa de la educación temprana en un aula suave dirigida por un maestro que hablaba con poca o ninguna interacción con la clase. Junto con eso, puede ser difícil convencer a los miembros del equipo de liderazgo de que los programas de capacitación valen el tiempo y el dinero que requieren. Mientras diseña su programa de capacitación para empleados, tenga en cuenta estos beneficios para motivar a los alumnos y resaltar su impacto positivo en el negocio.

Compromiso

Cuando los empleados sepan que invertirá en ellos, experimentará una menor rotación de empleados. El dinero no es el principal motivador para la mayoría de los trabajadores, es saber que se reconoce su valor. Brindar capacitación continua a los empleados demuestra que está dispuesto a apoyarlos en su función cognitiva y emocionalmente. Esto conduce a una mayor lealtad, compromiso y voluntad de esforzarse al máximo en su trabajo.

Productividad

En los negocios, la productividad está directamente relacionada con la rentabilidad. Como señala este artículo , cuando se incorpora un nuevo empleado, no es completamente productivo, pero se le paga como si ya lo fuera. Cuanto más rápido puedan cumplir o superar los estándares de productividad, más rápido obtendrá el retorno de su inversión.

Eficiencia

Capacite a los empleados para que realicen su trabajo con una mentalidad de eficiencia, y encontrarán continuamente formas de ahorrar tiempo y dinero en el trabajo. Cuando están completamente comprometidos y capacitados para hacer lo mejor que pueden, los empleados buscan activamente formas de brindar el mejor servicio al cliente y evitar errores. Se ven obligados a hacer bien el trabajo la primera vez.

La seguridad

Si capacita a los empleados para que realicen tareas de manera segura, aumenta la conciencia de todos sobre las medidas de seguridad. Tener esta conciencia aumenta la probabilidad de que los empleados informen problemas de seguridad antes de que alguien se lastime, evitando litigios debido a lesiones en el lugar de trabajo. En consecuencia, hará que su lugar de trabajo sea más seguro en general, gastará menos dinero en reclamos de compensación para trabajadores y evitará la pérdida de tiempo de trabajo por lesiones o enfermedades.

Aproveche al máximo su programa de capacitación

Para obtener el máximo beneficio de su programa de capacitación, debe invertir tiempo en planificarlo y alinearlo con sus objetivos comerciales. Considere los siguientes elementos en su fase de planificación:

Hágalo mensurable

Determine cómo cuantificar el impacto que tendrá su formación en el negocio. El impacto debe ser mensurable y no subjetivo. Sea específico y adjúntele un número, es decir, “reduzca los errores en el procesamiento de facturación en un 5% en los próximos 3 meses”. Obtendrá una aceptación más fácil por parte de los ejecutivos si puede vincular el impacto de la capacitación al resultado final. Los estudiantes cooperarán más si puede mostrar cómo la capacitación puede afectar sus métricas de productividad. Si está diseñando el programa, podrá demostrar su capacidad para impulsar el rendimiento a través del diseño del plan de estudios.

Encuentra las brechas

Para alcanzar su objetivo definido, debe identificar dónde se encuentran las brechas de aprendizaje para poder llenarlas de manera adecuada. Un enfoque eficaz para esto es un análisis de las necesidades de formación .

Este proceso tiene varios componentes, siendo el más importante identificar los conocimientos, habilidades y habilidades que los empleados necesitan para lograr el objetivo del programa de capacitación. Debe hablar con los empleados y sus gerentes para averiguar qué saben y qué no saben. Luego, debe evaluar sus recursos y herramientas actuales para determinar si son adecuados. Si estas herramientas están desactualizadas o no están alineadas con sus objetivos, debe construir a tiempo para buscar otras nuevas. Abordar estos componentes garantizará que la capacitación satisfaga sus necesidades comerciales.

Encuentre su táctica y herramientas

Una vez que sepa lo que necesita para entrenar, debe determinar cómo entrenarlo. Su táctica, o curso de acción, puede informar su elección de herramientas y viceversa. Elegir sabiamente es clave para que su entrenamiento sea eficiente e impactante.

Virar

Los tipos de programas de formación disponibles son demasiado numerosos para enumerarlos aquí. Sin embargo, algunos de los programas más eficaces colocan diferentes enfoques para mantener la formación interesante y flexible para cualquier tipo de alumno. Estos son los enfoques más frecuentes:

• La formación dirigida por un instructor (ILT) es la forma más tradicional de aprendizaje. En este enfoque, un instructor facilita la discusión de un tema con un individuo o un grupo. ILT se puede realizar en un aula física o virtualmente. El principal beneficio de este enfoque es que brinda a los alumnos acceso en tiempo real al maestro para recibir comentarios y discusiones.
• El aprendizaje en línea (o aprendizaje virtual ) generalmente se refiere a la capacitación realizada por computadora, con módulos y materiales disponibles para que los estudiantes puedan aprender en su propio horario. Este enfoque ofrece la máxima flexibilidad para los alumnos.
• El aprendizaje experiencial o práctico es beneficioso porque permite a los alumnos realizar realmente una tarea. Se ha demostrado que la combinación de aprendizaje auditivo y memoria muscular al “hacer las cosas” es más eficaz para retener el aprendizaje.
• La simulación / juego de roles permite a los alumnos practicar habilidades utilizando herramientas de trabajo en un escenario modelado de la vida real. Esto generalmente implica interactuar con algún tipo de tecnología para simular un escenario o probar habilidades en diferentes niveles. La gamificación se ha desarrollado a partir de este concepto para convertirse en un componente muy variado de la industria de la formación.

Instrumentos

Entonces, ¿ cómo eliges qué enfoque es mejor? Su elección dependerá en gran medida de cuatro factores principales:

• quién necesita ser capacitado
• lo que necesitan aprender
• qué tan rápido necesitan aprender, y
• donde se encuentran nuestros alumnos

Responder esas preguntas clave puede ayudarlo a delimitar el enfoque que necesita para lograr su objetivo. A partir de ahí, puede decidir qué herramientas es mejor utilizar. Si se requiere capacitación dirigida por un instructor, deberá buscar ubicaciones de capacitación y programar la asistencia de su facilitador y empleados. Para otros enfoques, en algunos casos, una demostración rápida en PDF o en video de la lección hará el trabajo. Para una formación más compleja y en capas, invertir en un sistema de gestión de aprendizaje o LMS puede ayudarle a organizar, distribuir y realizar un seguimiento de la progresión de los alumnos a lo largo del curso.

Evaluar e iterar

Para comprender si su programa de entrenamiento ha logrado su objetivo, debe evaluar sus resultados. Por parte de los alumnos, proporcione un formulario de evaluación al final del programa de capacitación para obtener comentarios inmediatos sobre el programa en sí. Esta primera evaluación puede decirle si el programa fue atractivo y relevante para su trabajo. Luego, emita un segundo formulario de evaluación después de que tengan la oportunidad de aplicar lo aprendido en el trabajo. Esta segunda evaluación le dirá si la capacitación realmente tiene un impacto en su trabajo real y llenó los vacíos que identificó en su análisis de necesidades. Igual de importante, en el período intermedio entre el final de la capacitación y la segunda evaluación, también debe realizar un seguimiento de los datos que necesita para medir el impacto que su capacitación tiene en el negocio. Estos datos son clave para demostrar si su entrenamiento funcionó o no como se esperaba.

A partir de los resultados y los datos de la evaluación, determine cómo avanzar. Conserve las partes que funcionaron y refine las que no funcionaron. Lo más probable es que no tenga que volver a empezar desde cero, sino que simplemente repita hasta que esté tan centrado y eficaz como necesita.

Claramente, existe una gran cantidad de información disponible sobre este tema. Intentar asimilarlo todo de una vez puede resultar un poco abrumador. Comience por definir claramente la necesidad de capacitación y cómo medirá la capacidad de su programa de capacitación para abordarla. Una vez que se identifican, el quién, qué, cómo y dónde se materializan con bastante rapidez.

¿Cuál es su enfoque para diseñar la formación de los empleados? ¿La información aquí resuena con su experiencia? ¡Dinos en los comentarios!

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