¿Necesito una política de cancelación?

Absolutamente sí. Las políticas de cancelación son los límites que establece para garantizar que su tiempo y experiencia no se den por sentados. Sus clientes pagan por su experiencia y el precio que le ha puesto a esa experiencia le permite ganarse la vida con ella. Cuando reserva tiempo para reunirse con un cliente o trabajar para él, eso excluye su capacidad para realizar cualquier otro trabajo en ese período de tiempo. Su póliza lo protege al garantizar que aún pueda recibir parte o la totalidad de los ingresos por ese tiempo o darle tiempo para programar otro trabajo que pueda compensar esos ingresos.

Qué incluir en su política de cancelación

• Periodo de tiempo: los periodos de tiempo típicos son de 24 a 48 horas antes de la cita, pero puede establecerlo según el tipo de trabajo que realice y el impacto de la cancelación en su horario.
• Sanciones: Su sanción debe basarse en el impacto económico que tenga para su empresa una cita perdida. Una sanción económica puede actuar como un fuerte disuasivo para algunos clientes. Es menos probable que los clientes cancelen si saben que se quedarán sin ese dinero, incluso si la cita no se realiza. Incluso si no tiene la intención de cobrar la tarifa, una multa conocida podría reducir en gran medida la posibilidad de una cancelación. Obtenga más información sobre las sanciones en la siguiente sección.
• Información de contacto: describa claramente cómo desea que se le notifique de una cancelación. ¿Es necesaria una llamada telefónica en un período de tiempo determinado? ¿Quieres la cancelación por escrito? ¿Es aceptable un mensaje de texto? Sea claro en estos puntos para que pueda mantener a los clientes en el proceso cuando sea necesario.
• Requerir una firma: esto hace que su cliente tenga la responsabilidad de comprender y cumplir la política.

Sanciones y cuándo cobrarlas

Para que su política de cancelación tenga un efecto de zanahoria y palo, debe haber una consecuencia para la cancelación, especialmente para las cancelaciones de última hora. Tenga en cuenta lo siguiente al decidir qué sanciones aplicar:

• ¿Es la primera vez que este cliente cancela? – Renunciar a su multa por una cancelación por primera vez puede crear una buena voluntad entre usted y un cliente. Sin embargo, tenga claro que la renuncia es única, preferiblemente por escrito. En caso de que vuelva a suceder, tendrá ambos registros y un motivo para cobrar la multa.
• ¿Está el cliente dispuesto a reprogramar de inmediato? – Si es así, dado que la cita está nuevamente en los libros, también podría decidir renunciar a la penalización aquí.
• ¿Hay obligaciones financieras que deba cubrir como parte de la sesión? – Si bien puede confiar en el video o el teléfono hoy, es posible que eventualmente necesite espacio de oficina para acomodar un grupo. Si está pagando una tarifa por cualquier cosa relacionada con esa configuración, puede considerar pasar esa tarifa a un cliente que cancela. Esto debe tenerse en cuenta especialmente si la oficina o cooperativa tiene sus propios términos específicos sobre cancelaciones.
• ¿Cuánto trabajo de preparación se requiere antes de la cita? – Si un cliente cancela siete días antes de una cita, podría razonablemente renunciar a cualquier tarifa. Siete días deberían ser tiempo suficiente para reprogramar o encontrar otro cliente para llenar el vacío. Sin embargo, más cerca, es posible que ya haya dedicado tiempo a prepararse, por lo que es posible que deba cobrar por ese tiempo. Por ejemplo, si ocurre una cancelación dentro de las 24 horas posteriores a la cita, su política de cancelación podría dictar que aún se aplicará la tarifa completa de la cita.

Cómo informar a los clientes sobre su política de cancelación

Informe a sus clientes sobre su política de cancelación lo antes posible en su relación laboral. Puede que no sea apropiado en una reunión introductoria. Sin embargo, una vez que acepte trabajar, presente la póliza por escrito junto con su contrato y acuerdo de pago. Esto establecerá las expectativas correctas desde el principio.

Si tiene una oficina física, publique su política de cancelación en un lugar visible. Y por último, incluya su política de cancelación en los recordatorios de citas que envíe por voz o texto.

Recursos y plantillas de inicio

A continuación, se muestran algunas sugerencias para empezar a elaborar su propia política de cancelación:

Sencillo

Si necesita cancelar su reunión conmigo, notifíqueme por correo electrónico al <(insertar correo electrónico> o llámeme / envíeme un mensaje de texto al <insertar número de teléfono>. Las cancelaciones de reuniones realizadas dentro de <plazo de tiempo> estarán sujetas a una tarifa de cancelación de < insertar penalización>.

Si / Entonces / A menos que

Si necesita cancelar su reunión conmigo, notifíqueme lo antes posible por correo electrónico al <(inserte el correo electrónico> o llámeme / envíeme un mensaje de texto al <inserte el número de teléfono>. Las cancelaciones solicitadas con más de <plazo de tiempo> antes de su cita No incurrirá en ninguna penalización Las cancelaciones dentro de <plazo de tiempo> incurrirán en una tarifa de cancelación de <insertar penalización> a menos que su cita sea reprogramada en el acto.

Detallado

Por favor, sepa que valoro tanto su tiempo como el mío. Cuando organizamos una reunión, ese tiempo se reserva para centrarse en su proyecto junto con tiempo adicional para prepararse. Esto me permite llegar a la reunión listo y utilizar nuestro tiempo de la manera más eficiente posible. Entiendo que ocurren emergencias y es posible que se requiera la cancelación. Si necesita cancelar, comuníquese conmigo lo antes posible para reprogramar por correo electrónico al <(inserte el correo electrónico> o llámeme o envíeme un mensaje de texto al <inserte el número de teléfono>).

Para evitar que se le cobre una tarifa de cancelación, asegúrese de comunicarse con nosotros al menos <time frame> antes de su cita programada. Las cancelaciones solicitadas dentro de <plazo de tiempo> incurrirán en una penalización de <insertar penalización>.

Otras ideas de plantillas se pueden encontrar aquí. Es su política, así que siéntase libre de mezclar y combinar elementos, y escribir su política en el tono y estilo que más le convenga.

Y por último

Se producirán cancelaciones; una política de cancelación lo ayudará a protegerse contra pérdidas. Si ha implementado una política, pero aún experimenta cancelaciones de último momento, consulte este artículo para obtener sugerencias sobre cómo abordarlas. Además, si necesita información relacionada con cómo protegerse en caso de cancelación de un contrato, este artículo proporciona algunos consejos para tener en cuenta, al igual que este .

¿Cuál ha sido tu experiencia con las políticas de cancelación? ¿Te ayudará este artículo a escribir el primero o tienes uno que ya funciona? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!

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